Procesoare(programe) de calcul tabelar

Prezentarea programului Excel.

Numele de foaie de calcul provine de la procedurile manuale din contabilitate care folosesc formulare de hârtie de mari dimensiuni liniate orizontal şi vertical sub formă tabelară. Utilizarea calculatorului a permis adăugarea la căsuţele din tabelele manuale, pe lângă valorile înscrise, a mecanismului de calcul pentru aceste valori, a specificaţiilor de afişare a valorilor, etc.

Altfel spus, foile de calcul electronice reprezintă o modalitate de organizare şi de gestionare a datelor, sub forma unor tabele ("tableur" în franceză, "spreadsheet" sau mai scurt "sheet" în engleză).

De-a lungul timpului au apărut mai multe aplicaţii care implementau această modalitate de lucru. Dintre cele cu cea mai mare răspândire sunt produsele software: LOTUS123 ale cărui prime variante rulau sub sistemul de operare MS-DOS şi EXCEL, care se execută sub controlul mediului Windows. Ulterior EXCEL a fost integrat de firma Microsoft în pachetul de programe OFFICE, care mai cuprinde şi alte aplicaţii: Word, Power Point, Access etc..

Concepte de bază.

Într-un tabel descris printr-o foaie de calcul este posibilă efectuarea următoarelor operaţii:

* memorarea datelor,

* actualizarea datelor memorate,

* organizarea datelor, prin operaţii de ordonare, selecţie, grupare

* realizarea de calcule pornind de la aceste date,

* vizualizarea rezultatelor, inclusiv prin reprezentări grafice definite pentru datele din tabele.

Aplicaţia EXCEL organizează datele în următoarele structuri de date:

Foaia de lucru (workseet), care reprezintă un singur tabel cu mai multe linii şi coloane. Unitatea elementară adresabilă din tabel este celula, aflată la intersecţia unei linii cu o coloană. O celulă poate conţine date sau expresii de calcul. Implicit, o foaie de calcul conţine 28=256 coloane (de la A la IV) şi 214=16384 linii (de la 1 la valoarea maximă)

Agenda de lucru (workbook), care este o colecţie de foi de lucru care conţine implicit 6 foi de calcul dar poate avea până la maximum 256 foi de calcul. O sesiune EXCEL poate gestiona simultan mai multe agende de lucru; lista tuturor agendelor de lucru deschise la un moment dat este afişată în meniul Window; un fişier cu extensia .XLS memorează o agendă de lucru şi reprezintă unitatea adresabilă la nivelul sistemului de operare.

Fereastra de aplicaţie Excel are butoanele standard ale unei ferestre Windows:

* butoanele de control ale ferestrei:

* pentru minimizare, maximizare/ restaurare, terminare

* barele unei ferestre Excel:

* bara de titlu, în care este afişat numele aplicaţiei şi poate să fie afişat şi numele agendei de lucru

* bara cu meniul orizontal,

* bara de referinţă (Formula bar), împărţită în trei zone:

o zona de adresă, unde se afişează coordonatele sau numele domeniului selectat (la stânga barei)

o zona de definire a conţinutului celulei selectate (în dreapta barei)

o zona cu butoane de comandă pentru editarea conţinutului celulei (în centrul barei)

* bara de stare (Status bar),

* palete cu instrumente de lucru, care se pot activa sau dezactiva cu opţiunile dedicate din meniul View:

o bara cu instrumente de lucru standard (Standard)

o bara cu instrumente de lucru de formatare (Formatting)

* alte palete care pot fi selectate din meniul vertical al comenzii Toolbars din meniul View al meniului orizontal:

Fereastra de aplicaţie gestionează ferestrele document prin meniul Window din meniul orizontal, cu funcţiile:

* New Window (deschide o nouă fereastră document pentru agenda de lucru activă),

* Arrange... (conţine opţiuni pentru aranjarea în ecran a ferestrelor de date):

* Tiled, Horizontal, Vertical, Cascade, pentru alegerea modului de vizualizare a tuturor ferestrelor de date deschise

* Windows of Active Workbook = pentru aranjarea numai a ferestrelor agendei de lucru active),

* Hide , pentru a face invizibilă o fereastră document

* Unhide... cu lista ferestrelor ascunse, pentru a readuce pe ecran o fereastră document ascunsă;

* lista tuturor ferestrelor document deschise la un moment dat, din care poate fi selectată următoarea fereastră activă.

Gestionarea agendelor de lucru se realizează cu opţiunile meniului File. Principale opţiuni sunt:

* New - deschide o nouă agendă de lucru;

* Open... - deschide o agendă de lucru existentă pe disc;

* Close - închide agenda de lucru curentă;

* Save - salvează agenda de lucru curentă;

* Save As... - salvează agenda de lucru curentă, cu definirea identificatorului de fişier;

* Save as HTML - salvează agenda de lucru curentă în format HTML, specific mediului Web, format recunoscut de programele Browser;

* Save Workspace - salvează întreg contextul de lucru într-un fişier .XLW;

* Exit - pentru incheierea execuţiei aplicaţiei Excel;

* în meniul vertical al opţiunii File este afişată o listă de identificatori de fişier care reprezintă ultimele agende de lucru consultate; prin selectarea directă a unui identificator este deschisă agenda de lucru corespunzătoare.

Fereastra document este ataşată unei agende de lucru. La un moment dat, într-o fereastră document este vizualizată o foaie de calcul din agenda de lucru respectivă. În fereastra de aplicaţie pot fi deschise, în acelaşi timp, mai multe ferestre document ataşate aceleiaşi agende de lucru sau la agende de lucru diferite. Două ferestre document deschise simultan pot vizualiza aceeaşi foaie de calcul.

Fereastra document este o fereastră Windows având:

* butoanele Windows obişnuite, şi în plus,

* butoanele de comutare între foile de calcul ale agendei de lucru, etichetate cu numele foilor de calcul, în ultimul rând al ferestrei document, în partea stângă,

* două bare de deplasare: pe orizontala si pe verticala,

* linia de adresare a coloanelor afişând etichetele literale ale coloanelor
,

* coloana de adresare a liniilor, afişând etichetele numerice ale liniilor,

* zona de lucru a ferestrei reprezentată prin grila foii de calcul active.

Obiectele Excel sunt elementele cu care se poate opera într-un document Excel:

* celula : este unitatea elementară adresabilă într-o foaie de calcul; este localizată la intersecţia unei linii cu o coloană din tabel şi se identifică prin numele ei sau prin adresa formată din numele coloanei urmat de numele liniei;

* linia - se identifică prin nume sau adresă, care este dată de numărul liniei;

* coloana - se identifică prin nume sau adresă, reprezentată de una sau mai multe litere;

* domeniul selectat - este un ansamblu de celule adiacente de formă dreptunghiulară care se identifică prin nume sau prin adresa definită de adresa celulei din stânga sus

şi adresa celulei din dreapta jos, separate prin semnul ":" . Domeniul este marcat de un chenar negru iar în dreapta jos are butonul pentru autoumplere, figurat ca un pătrat negru.

Când indicatorul mouse-ului este poziţionat pe butonul de autoumplere se transformă într-un plus mare. Prin punctarea butonului şi deplasarea peste celulele învecinate, conţinutul lor se umple cu conţinutul celulelor din domeniul selectat

* foaia de calcul - se identifică prin nume;

* agenda de lucru - se identifică prin numele fişierului în care se memorează în disc.


Introducerea şi modificarea datelor.

Operaţiile cu obiecte Excel se pot efectua asupra unui obiect Excel selectat. Aceste operaţii sunt:

* inserarea înseamnă deplasarea obiectelor existente, fără a se schimba conţinutul acestora. Cu opţiunea Insert din meniul orizontal pot fi inserate

o celule (Cells...) alegând sensul dorit de deplasare a obiectelor existente,

o linii (Rows) prin deplasarea în jos a liniilor existente,

o coloane (Columns) prin deplasarea la dreapta a coloanelor existente,

o foi de calcul (Worksheet) prin poziţionare înaintea foii curente,

o grafice (Chart) în foaia curentă sau în altă foaie de calcul,

o marcaje de pagină nouă (Page Break) ce împart fiecare tabelă, în patru părţi, în pagina din foaia de calcul curentă, în punctul în care se inserează marcajul,

o funcţii (Function...) prin activarea generatorului de funcţii,

o nume (Name) care pot fi ataşate unui obiect Excel,

o adnotări (care pot fi şi sonore) pe marginea conţinutului unei celule (Comment),

o imagini (Picture...),

o alte obiecte create cu aplicaţii Windows (Object...);

* ştergerea este operaţia inversă inserării, în cazul obiectelor Excel, adică produce deplasarea obiectelor rămase în locul celor şterse, conform aceloraşi reguli ca la inserare. Ştergerea se realizează cu opţiunea Delete... sau cu optiunea Delete Sheet a comenzii Edit din meniul orizontal;

* golirea conţinutului unui domeniu se face cu opţiunea Clear, fără a modifica poziţia relativă a obiectelor Excel;

* copierea înseamnă preluarea conţinutului unui obiect Excel în alt obiect Excel, fară ştergerea conţinutului obiectului sursă. Ea se realizează cu funcţia Copy, urmată de funcţia Paste a opţiunii Edit din meniul orizontal. Funcţia Paste trebuie să fie precedată de poziţionarea în locul unde se doreşte să se realizeze copierea;

* mutarea este operaţia de preluare a conţinutului unui obiect Excel în alt obiect Excel, cu ştergerea conţinutului obiectului iniţial; se realizează ca şi copierea, folosind, în locul funcţiei Copy, funcţia Cut. Pentru foi de calcul se foloseşte funcţia Move or Copy Sheet... a opţiunii Edit;

* căutarea şi înlocuirea poate fi făcută la nivelul celulelor, căutându-se după un enunţ specificat. Căutarea vizează valoarea, expresia sau adnotarea ataşate fiecărei celule. Căutarea se poate face pe linii sau pe coloane, condiţiile de căutare precizându-se cu funcţia Find a opţiunii Edit care afişează fereastra de dialog.



Cu funcţia Replace... se poate realiza înlocuirea unui enunţ cu altul într-o operaţie similară cu cea de căutare:

* deplasarea într-o foaie de calcul se efectuează cu funcţia Go To... a opţiunii Edit urmată de dialogul ce solicită destinaţia, identificată prin numele sau prin adresa sa, sau se poate realiza prin poziţionarea cu mouse-ul pe obiectul destinaţie;

* anularea ultimei operaţii efectuate se realizează cu funcţia Undo (care se anulează cu funcţia Redo) a opţiunii Edit;

* repetarea ultimei operaţii efectuate se face cu funcţia Repeat a opţiunii Edit.

Tipuri de date

* datele de tip constantă text se caracterizează prin următoarele proprietăţi:

o nu pot constitui operanzi în expresii;

o sunt aliniate la stânga în celulă;

o valorile numerice trebuiesc precedate de semnul ‘ pentru a deveni date de tip text;

* datele de tip constantă valoare sunt:

* date de natură numerică;

* pot participa ca operanzi în expresii;

* sunt aliniate la dreapta în celulă;

* pot include şi caracterele speciale: virgula, punctul, $, % şi parantezele rotunde;

* includ datele calendaristice (cu caracterele speciale de formatare - sau / ) şi datele care măsoară timpul (cu caracterele speciale PM, AM sau : );

* datele de tip expresie (formulă de calcul) :

o descriu calcule asupra unor date de tip valoare din celule;

o descrierea începe totdeauna cu semnul egal;

o sunt folosiţi operatorii matematici de adunare (+), scădere (-), înmulţire (*), împărţire (/), ridicare la o putere (^) şi parantezele, pentru definirea ordinii operaţiilor;

o celulele sunt referite într-o expresie prin adresă sau prin nume;

o operanzii unei expresii pot fi şi apeluri de funcţii.

Într-o agendă de lucru Excel, în cadrul unei expresii, pot fi folosite mai multe moduri de adresare:

* adresare relativă , când adresa referită în expresie se modifică prin copierea celulei în altă poziţie iar modificarea adresei se face conform noului context al celulei gazdă. Adresa relativă a unei celule este exprimată prin numele coloanei şi numărul liniei;

* adresare absolută , când adresele nu se modifică atunci când formula este copiată într-o nouă poziţie; adresa absolută se reprezintă folosind caracterul $ în faţa numelui coloanei şi a numărului liniei din adresă

* adresare combinată , când în exprimarea adresei unei celule se foloseşte caracterul $ în faţa coordonatei care nu trebuie să se modifice şi cealaltă coordonată se exprimă fără semnul $.


Instrumente de dialog cu utilizatorul

Pe lângă instrumentele de dialog standard din mediul Windows (ferestre de dialog, butoane, liste de opţiuni, acceleratori, cursoare, etc.) în aplicaţia Excel există unele instrumente specifice:

* lista utilizator este un set ordonat de valori de acelaşi tip; o listă utilizator se defineşte cu butonul Custom Lists din comanda Options... a opţiunii Tools din meniul orizontal. Dacă un domeniu este format dintr-o singură celulă în care este memorat un singur element dintr-o listă utilizator, prin procedeul de autoumplere, în celulele adiacente domeniului sunt memorate, în ordine, celelalte elemente ale listei utilizator; lista este parcursă circular: după ultimul element din listă urmează primul element din listă.



* generatorul de funcţii este o aplicaţie subordonată aplicaţiei Excel care permite generarea unui apel la o funcţie. O funcţie este o expresie complexă, existentă în biblioteca aplicaţiei Excel, şi care se utilizează apelând-o prin numele funcţiei, urmat, între paranteze, de valorile folosite ca argumente, numite parametrii funcţiei.

Parametrii folosiţi sunt valori sau referinţe, prin nume sau adresă, la domenii ale agendei de lucru;



Generatorul de funcţii realizează generarea unui apel de funcţie

în doi paşi: la primul pas se selectează funcţia dorită din lista de funcţii afişată; la pasul al doilea se definesc argumentele funcţiei, în a doua fereastră a generatorului de funcţii. Apelul generatorului de funcţii se realizează cu comanda Function a opţiunii Insert din meniul orizontal:

* generatorul de tabele pivot este un instrument pentru generarea în patru paşi a unor tabele de sinteză asupra datelor conţinute în celulele unui anumit domeniu. Generatorul se apelează prin comanda Pivot Table... a opţiunii Data din meniul orizontal.



La primul pas se defineşte sursa de date; la pasul al doilea se selectează domeniul de date pentru care se defineşte tabela de sinteză; la pasul al treilea se defineşte tabela de sinteză ca un tablou cu două sau mai multe categorii de intrări dintre liniile sau coloanele domeniului selectat, şi expresiile de calcul pentru câmpurile din interiorul tabelei pivot; la pasul al patrulea se defineşte foaia de calcul în care se generează tabela pivot;

* generatorul de grafice este un instrument, în patru paşi, pentru generarea de reprezentări grafice, pornind de la valorile memorate în celulele unui anumit domeniu. Generatorul de grafice se activează apelând funcţia Chart a opţiunii Insert din meniul orizontal.



La primul pas se selectează tipul de reprezentare grafică, din lista afişată alături de imaginea obţinută, pentru fiecare tip de reprezentare în parte.

La pasul al doilea se defineşte domeniul de date şi seriile de date care vor fi reprezentate în grafic; tot acum se alege şi modul de selecţie a unei serii de date: pe linii sau pe coloane.



La pasul al treilea se definesc informaţiile de control care sunt afişate în grafic: conţinutul legendei, etichetele de pe axele de coordonate, titlul graficului, caroiajul graficului, etc.

La pasul al patrulea se defineşte foaia din agenda de lucru în care se va afişa graficul realizat.



Aspectul informaţiei afişate este stabilit, în general, prin opţiunile definite în fereastra de dialog a comenzii Style... a opţiunii Format din meniul orizontal.

În particular, se poate defini aspectul informaţiei editate în:

* celula curentă : se defineşte cu funcţia Cells... a opţiunii Format din meniul orizontal. Funcţia prezintă butoanele:

o Number - pentru definirea tipului de dată memorată în celulă şi a formatului general de reprezentare, în funcţie de tipul de dată;

o Alignment - pentru definirea alinierii datelor în celulă, pe orizontală şi pe verticală şi a orientării textului;

o Font - pentru selectarea fontului de reprezentare a datelor, a stilului de scriere, a mărimii caracterelor, a culorilor şi a efectelor speciale de scriere;

o Border - pentru reprezentarea marginilor celulei;

o Patterns - pentru reprezentarea fondului celulei;

o Protection - selectat împreună cu comanda Protect Sheet a funcţiei Protection a opţiunii Tools, împiedică activarea meniului Cells... şi afişarea conţinutului celulei în bara de formule.

* linii sau coloane : se definesc cu comenzile Row sau Column din opţiunea Format a meniului orizontal. Setările subordonate acestor comenzi se referă la dimensiunea celulelor:

o Height... înălţimea celulei

o AutoFit ,redimensionarea automată pentru linii

o Width... pentru lăţimea celulei

o AutoFit pentru redimensionarea automată

o Standard Width... pentru definirea unei dimensiuni standard,pentru coloane.

Ambele comenzi au opţiunea Hide şi Unhide pentru a face invizibilă, respectiv vizibilă din nou, o linie sau o coloană.

* foaia de calcul : poate fi definit automat aspectul foii de calcul prin selectarea unuia dintre formatele standard prezentate de funcţia AutoFormat... a opţiunii Format din meniul orizontal.

Cu comanda Sheet a opţiunii Format se poate redenumi o foaie de calcul (Rename...), se poate face invizibilă şi vizibilă din nou, o foaie de calcul, cu comenzile Hide si Unhide... ;

O facilitate suplimentară de definire a aspectului informaţiei afişate în foaia de calcul este oferit de formatarea condiţionată; această facilitate se activează selectând opţiunea Conditional Formatting din meniul Format. În fereastra de dialog care este afişată se poate defini o condiţie compusă, în care se folosesc operatori de relaţie care se aplică valorilor memorate în celule ale foii de calcul; dacă valoarea de adevăr a expresiei condiţionale definite astfel este 'adevărat', atunci datele vor fi afişate conform formatului definit prin această opţiune.

Valorificarea unei foi de calcul se face prin vizualizarea foii de calcul. Se pot realiza mai multe imagini curente ale unei foi de calcul care se numesc vederi (“Views”). Imaginile ataşate foii de calcul pot fi afişate pe ecran sau imprimantă şi se gestionează cu opţiunea Custom Views… din meniul View.